Qué es un sistema CRM y cómo ayuda a la empresa
En resumen: un sistema CRM (de gestión de las relaciones con los clientes) guarda en un solo lugar los clientes, los contactos, las operaciones y las actividades de venta. A un sitio web en WordPress se le puede añadir un CRM con un plugin (por ejemplo, Jetpack CRM, HubSpot o Groundhogg) o conectarlo con un CRM externo, como Pipedrive, para que las solicitudes de los formularios lleguen automáticamente al CRM.
En los negocios actuales ya no basta con tener un sitio web o redes sociales. Para comprender de verdad a sus clientes y fidelizarlos, necesita una buena herramienta de gestión, y aquí es donde entran en juego los sistemas CRM.
Pero ¿qué son, cómo funcionan y por qué los necesita también una empresa pequeña? Se lo explicamos paso a paso.
Qué es un CRM y por qué es tan importante
CRM (Customer Relationship Management) significa gestión de las relaciones con los clientes.
Es un programa o sistema online que le ayuda a hacer un seguimiento de todos sus clientes, contactos y actividades de venta en un solo lugar.
Dicho de forma sencilla: un sistema CRM sustituye la libreta de notas, las hojas de Excel y el caos del correo electrónico. Ayuda a ordenar toda la información de los clientes para que no se olvide nada.
¿Por qué una empresa necesita un sistema CRM?
Sin un CRM, a menudo ocurre lo siguiente:
el nombre del cliente está anotado en un sitio y su correo electrónico, en otro;
un compañero llama a un cliente sin saber que ya se le ha enviado una oferta;
el responsable no sabe cuántas operaciones hay realmente en curso;
y a menudo alguien «se olvida de llamar» o de «enviar la oferta».
Un CRM ayuda a evitar todo esto. Con él usted ve el panorama completo:
cuántos clientes nuevos han llegado,
en qué fase se encuentran,
qué operación hay que cerrar,
y cuántos ingresos podría aportar.
Es como un panel de control para toda la empresa: todo claro, automático y seguro.
Qué aporta un sistema CRM en la práctica
Alta automática de clientes: si alguien rellena un formulario en el sitio web, aparece al instante en el sistema CRM.
Recordatorios y tareas: el CRM le recuerda cuándo debe llamar o escribir un correo electrónico.
Historial de correos y llamadas: todo se guarda en un solo lugar.
Analítica: puede ver cuántos clientes potenciales se convierten en operaciones reales.
Colaboración en equipo: todos ven la misma información.
El resultado: menos estrés, menos errores y más ventas.
Sistemas CRM que se pueden usar con WordPress
Si su sitio web está hecho con WordPress, la buena noticia es que puede integrar un sistema CRM directamente en él. Esto significa que los clientes que rellenan un formulario en su sitio llegan directamente a su sistema CRM.
Las soluciones CRM para WordPress más populares:
Jetpack CRM
Un plugin gratuito y sencillo.
Permite guardar los contactos de los clientes, añadir notas, hacer un seguimiento de los procesos de venta e incluso emitir facturas.
Adecuado para pequeñas empresas, autónomos o proveedores de servicios.
WP ERP CRM
Este plugin combina la gestión de clientes (CRM), la gestión de personal (HRM) y la contabilidad.
Es una herramienta excelente para quienes necesitan algo más que una simple lista de contactos.
HubSpot CRM for WordPress
HubSpot es una de las mayores plataformas de marketing y CRM del mundo.
El plugin de WordPress guarda automáticamente cada contacto que deja su correo electrónico en su sitio y después permite enviar correos automatizados.
Groundhogg CRM
Una buena solución para el email marketing y para mantener la relación con los clientes.
Permite crear campañas de correo electrónico, automatizar respuestas y seguir la actividad de los usuarios en el sitio web.
Pipedrive: uno de los sistemas CRM más populares
Si busca un CRM especialmente pensado para equipos de ventas, Pipedrive es una de las soluciones más populares del mundo.
Pipedrive es un sistema sencillo, visual y muy fácil de entender, en el que todos los clientes se muestran como «tarjetas» dentro del proceso de venta. Usted ve:
qué clientes son nuevos,
a cuáles se les ha enviado una oferta,
y cuáles ya se han convertido en clientes de pago.
A cada cliente se le pueden añadir notas, llamadas, recordatorios y archivos, todo en un mismo lugar.
¿Se puede conectar Pipedrive con WordPress?
Sí, hay varias opciones. El plugin de Pipedrive para WordPress «LeadBooster by Pipedrive» añade un chatbot al sitio. Un formulario de Pipedrive Web Forms (herramienta complementaria de LeadBooster) se puede insertar en el sitio web, y los formularios completados llegan a Pipedrive como clientes potenciales (leads) u operaciones. Los formularios de WordPress existentes se pueden conectar con Pipedrive mediante la API o una integración adecuada, por ejemplo, una extensión del plugin de formularios.
Qué es una API (y cómo funciona)
API significa Application Programming Interface (interfaz de programación de aplicaciones); dicho de forma sencilla, es un puente entre dos sistemas por el que los datos circulan automáticamente.
Ejemplo:
Su sitio web de WordPress tiene un formulario de contacto.
Un cliente lo rellena: nombre, correo electrónico, mensaje.
La API envía automáticamente esta información a Pipedrive, donde se crea un nuevo cliente («lead»).
No hay que introducir datos manualmente: todo ocurre por sí solo.
Cuánto se tarda en conectar con la API de Pipedrive
El tiempo de integración depende de lo «profunda» que sea la conexión entre los sistemas.
| Tipo de conexión | Qué hace | Tiempo aproximado |
| Conexión unidireccional (del sitio web a Pipedrive) | Las solicitudes del sitio web llegan automáticamente al CRM | 2–4 horas |
| Conexión bidireccional (sitio web ↔ Pipedrive) | Los datos se envían y también se actualizan desde el CRM hacia el sitio web | 6–10 horas |
| Sincronización completa con estado y devolución de datos | Intercambio totalmente automático, por ejemplo, el estado del cliente actualizado en el sitio | 10–20 horas |
Es decir, si solo necesita enviar una solicitud sencilla al CRM, puede hacerse en unas pocas horas.
Si necesita una automatización completa, en la que ambos sistemas «hablen» entre sí, se tarda más, pero el resultado es un flujo de clientes totalmente automático.
¿Qué CRM elegir?
No hay una única respuesta correcta, porque las necesidades de cada empresa son distintas.
Si tiene un negocio pequeño o acaba de empezar a captar clientes, le bastará con el plugin Jetpack CRM o HubSpot CRM.
Si ya tiene un equipo de ventas activo, es mejor elegir Pipedrive u otro CRM profesional.
Si quiere una conexión completa con el sitio web y automatizaciones, elija un sistema con una buena API o con integraciones ya preparadas.
Lo más importante: el CRM debe ayudarle a ahorrar tiempo, no a generar más trabajo.
Si se configura correctamente, un sistema CRM se convierte en un asistente silencioso que recuerda, ordena e informa.
Cómo puede ayudarle CREATING.LV
Nosotros ayudamos a las empresas a crear:
sitios web con un sistema CRM integrado (Jetpack, HubSpot, Pipedrive, etc.);
conexiones API que transfieren y sincronizan datos automáticamente;
automatizaciones que envían correos electrónicos, crean nuevos «leads» y actualizan estados;
formación sobre cómo usar correctamente el CRM, para que se convierta en una herramienta de trabajo diaria y no en una hoja de cálculo más.
Para recordar
Un sistema CRM ayuda a ordenar los clientes, las ventas y la comunicación en un solo lugar.
WordPress ofrece varios plugins de CRM que permiten integrar el sistema directamente en el sitio web.
Pipedrive se puede conectar con un sitio web de WordPress mediante el plugin de chat LeadBooster, un formulario de Pipedrive Web Forms insertado o una integración por API de los formularios existentes.
Una conexión API unidireccional lleva unas pocas horas; una bidireccional, hasta un día.
Cada empresa debe elegir su propia solución, según su tamaño, su volumen de trabajo y sus objetivos.
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