Was ist ein CRM-System und wie hilft es Ihrem Unternehmen
Kurz gesagt: Ein CRM-System (Kundenbeziehungsmanagement) speichert Kunden, Kontakte, Deals und Vertriebsaktivitäten an einem Ort. Einer WordPress-Website lässt sich ein CRM per Plugin hinzufügen (z. B. Jetpack CRM, HubSpot oder Groundhogg) oder sie wird mit einem externen CRM wie Pipedrive verbunden, damit Formularanfragen automatisch im CRM landen.
Im heutigen Geschäftsleben reichen eine Website oder soziale Netzwerke allein nicht mehr aus. Um Ihre Kunden wirklich zu verstehen und zu halten, brauchen Sie ein gutes Verwaltungstool – genau hier kommen CRM-Systeme ins Spiel.
Doch was sind sie, wie funktionieren sie und warum braucht auch ein kleines Unternehmen eines? Wir erklären es Schritt für Schritt.
Was ist CRM und warum ist es so wichtig
CRM (Customer Relationship Management) bedeutet Kundenbeziehungsmanagement.
Es ist ein Programm oder Online-System, mit dem Sie alle Ihre Kunden, Kontakte und Vertriebsaktivitäten an einem Ort im Blick behalten.
Einfach gesagt — ein CRM-System ersetzt Notizblock, Excel-Tabellen und E-Mail-Chaos. Es hilft, alle Kundeninformationen zu ordnen, damit nichts vergessen wird.
Warum braucht ein Unternehmen ein CRM-System?
Ohne CRM passiert oft Folgendes:
der Name des Kunden steht an einer Stelle, die E-Mail-Adresse an einer anderen;
ein Kollege ruft den Kunden an, weiß aber nicht, dass ihm bereits ein Angebot geschickt wurde;
die Führungskraft weiß nicht, wie viele Deals tatsächlich in Bearbeitung sind;
und oft „vergisst“ jemand „anzurufen“ oder „das Angebot zu schicken“.
Ein CRM hilft, all das zu vermeiden. Damit sehen Sie das Gesamtbild:
wie viele neue Kunden hinzugekommen sind,
in welcher Phase sie sich befinden,
welcher Deal abgeschlossen werden muss,
und wie viel Umsatz er bringen könnte.
Es ist wie ein Dashboard für das gesamte Unternehmen – alles übersichtlich, automatisiert und sicher.
Was ein CRM-System in der Praxis bietet
Automatische Kundenerfassung: Füllt jemand ein Formular auf der Website aus, erscheint er sofort im CRM-System.
Erinnerungen und Aufgaben: Das CRM erinnert Sie, wann Sie anrufen oder eine E-Mail schreiben sollten.
E-Mail- und Anrufverlauf: Alles wird an einem Ort gespeichert.
Analytik: Sie sehen, wie viele potenzielle Kunden zu echten Deals werden.
Teamarbeit: Alle sehen dieselben Informationen.
Das Ergebnis – weniger Stress, weniger Fehler und mehr Umsatz.
CRM-Systeme, die sich mit WordPress nutzen lassen
Wenn Ihre Website mit WordPress erstellt ist, die gute Nachricht: Sie können ein CRM-System direkt darin integrieren. So landen Kunden, die ein Formular auf Ihrer Website ausfüllen, sofort in Ihrem CRM-System.
Die beliebtesten CRM-Lösungen für WordPress:
Jetpack CRM
Ein kostenloses und einfaches Plugin.
Damit lassen sich Kundenkontakte speichern, Notizen hinzufügen, Vertriebsprozesse verfolgen und sogar Rechnungen ausstellen.
Geeignet für kleine Unternehmen, Freelancer oder Dienstleister.
WP ERP CRM
Dieses Plugin vereint Kundenmanagement (CRM), Personalmanagement (HRM) und Buchhaltung.
Es ist ein hervorragendes Werkzeug für alle, die mehr als eine einfache Kontaktliste brauchen.
HubSpot CRM for WordPress
HubSpot ist eine der größten Marketing- und CRM-Plattformen der Welt.
Das WordPress-Plugin speichert automatisch jeden Kontakt, der auf Ihrer Website seine E-Mail-Adresse hinterlässt, und ermöglicht anschließend automatisierte E-Mails.
Groundhogg CRM
Eine gute Lösung für E-Mail-Marketing und die Pflege von Kundenbeziehungen.
Damit lassen sich E-Mail-Kampagnen erstellen, Antworten automatisieren und die Aktivität der Nutzer auf der Website verfolgen.
Pipedrive – eines der beliebtesten CRM-Systeme
Wenn Sie ein CRM suchen, das besonders auf Vertriebsteams zugeschnitten ist, ist Pipedrive eine der beliebtesten Lösungen weltweit.
Pipedrive ist ein einfaches, visuelles und sehr verständliches System, in dem alle Kunden als „Karten“ im Vertriebsprozess dargestellt werden. Sie sehen:
welche Kunden neu sind,
welche ein Angebot erhalten haben,
und welche bereits zahlende Kunden geworden sind.
Zu jedem Kunden lassen sich Notizen, Anrufe, Erinnerungen und Dateien hinzufügen — alles an einem Ort.
Lässt sich Pipedrive mit WordPress verbinden?
Ja, es gibt mehrere Möglichkeiten. Das Pipedrive-WordPress-Plugin „LeadBooster by Pipedrive“ fügt der Website einen Chatbot hinzu. Das Formular Pipedrive Web Forms (ein Werkzeug des LeadBooster-Add-ons) lässt sich in die Website einbetten, und ausgefüllte Formulare landen in Pipedrive als potenzielle Kunden (Leads) oder Deals. Bestehende WordPress-Formulare lassen sich über die API oder eine passende Integration, etwa eine Erweiterung des Formular-Plugins, mit Pipedrive verbinden.
Was ist eine API (und wie funktioniert sie)
API steht für Application Programming Interface – einfach gesagt eine Brücke zwischen zwei Systemen, über die Daten automatisch übertragen werden können.
Beispiel:
Auf Ihrer WordPress-Website gibt es ein Kontaktformular.
Ein Kunde füllt es aus – Name, E-Mail, Nachricht.
Die API sendet diese Informationen automatisch an Pipedrive, wo ein neuer Kunde („Lead“) angelegt wird.
Daten müssen nicht manuell eingegeben werden – alles geschieht von selbst.
Wie lange dauert die Anbindung an die Pipedrive API
Die Integrationsdauer hängt davon ab, wie „tief“ die Systeme verbunden werden.
| Art der Verbindung | Was sie leistet | Ungefähre Dauer |
| Einseitige Verbindung (von der Website zu Pipedrive) | Anfragen von der Website landen automatisch im CRM | 2–4 Stunden |
| Bidirektionale Verbindung (Website ↔ Pipedrive) | Daten werden sowohl gesendet als auch vom CRM auf der Website aktualisiert | 6–10 Stunden |
| Vollständige Synchronisierung mit Status- und Datenrückgabe | Vollständig automatischer Austausch, z. B. aktualisierter Kundenstatus auf der Website | 10–20 Stunden |
Wenn Sie also nur eine einfache Übermittlung von Anfragen an das CRM benötigen, ist das in wenigen Stunden erledigt.
Wenn Sie eine vollständige Automatisierung brauchen, bei der beide Systeme miteinander „sprechen“, dauert es länger, aber das Ergebnis ist ein vollständig automatisierter Kundenfluss.
Welches CRM sollten Sie wählen?
Es gibt nicht die eine richtige Antwort, denn jedes Unternehmen hat andere Anforderungen.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben oder gerade erst beginnen, Kunden zu sammeln, reicht das Plugin Jetpack CRM oder HubSpot CRM.
Wenn Sie bereits ein aktives Vertriebsteam haben, wählen Sie besser Pipedrive oder ein anderes professionelles CRM.
Wenn Sie eine vollständige Anbindung an die Website und Automatisierungen wünschen, wählen Sie ein System mit guter API oder fertigen Integrationen.
Das Wichtigste – ein CRM soll Ihnen Zeit sparen und nicht mehr Arbeit verursachen.
Richtig eingerichtet wird ein CRM-System zu einem stillen Helfer, der erinnert, ordnet und informiert.
Wie CREATING.LV helfen kann
Wir helfen Unternehmen bei der Umsetzung von:
Websites mit integriertem CRM-System (Jetpack, HubSpot, Pipedrive u. a.);
API-Verbindungen, die Daten automatisch übertragen und synchronisieren;
Automatisierungen, die E-Mails versenden, neue „Leads“ anlegen und Status aktualisieren;
Schulungen zur richtigen Nutzung des CRM, damit es zu einem täglichen Arbeitswerkzeug wird und nicht zu einer weiteren Tabelle.
Zum Merken
Ein CRM-System hilft, Kunden, Vertrieb und Kommunikation an einem Ort zu ordnen.
WordPress bietet mehrere CRM-Plugins, mit denen sich ein System direkt in die Website integrieren lässt.
Pipedrive lässt sich mit einer WordPress-Website über das LeadBooster-Chat-Plugin, ein eingebettetes Pipedrive-Web-Forms-Formular oder eine API-Integration bestehender Formulare verbinden.
Eine einseitige API-Verbindung dauert einige Stunden, eine bidirektionale – bis zu einem Tag.
Jedes Unternehmen muss seine eigene Lösung wählen, abhängig von Größe, Arbeitsumfang und Zielen.
Weiterführende Informationen: Entwicklung von CRM- und Unternehmenssoftware · ERP-System und wie es sich von CRM unterscheidet · CRM-Entwicklung mit Laravel.